如何做好会议成本与预算

对于如何控制会议预算，总结如下：

      会议有各种不同的类型，有的是员工培训，又的是客户答谢会，所以在会议之前要确定职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标的，因此第一步要搜集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出众多的工作计划，制定完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议要达到的预期目标。

      制定预算：制定可行性的预算和按预算安排有关工作，确定安排各项工作时间。

1、交通费用

  交通费用可分为：

       （1）出发地到会议目的地的交通费用——包含航班，铁路，公路，客轮以及目的地地站车，机场，码头至目的地的交通费用。

       （2）会议期间的交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地到会所的交通，会所到餐厅的交通，会所到商务交际场地的交通，商务考察的交通以及其他会人员的预定的交通。

      （3）欢送交通及返程交通，——包括航班，铁路，公路，客轮及住宿地至机场，车站，港口交通费用。

2、会议室/厅费用

可细分为：

      （1）会议场地的租金——通常而言，场地的租借已经包含某些常用设施，例如：音响系统，桌椅，主席台，白板或者黑板，油性笔，粉笔等，但一些非常规的设施并不包含在内——比如投影仪设备，临时性的装饰品，展架等，需要加装非主席台的发言线路也可能需要额外的费用。

      （2）会议设施租借金——此部分费用主要是租借一些特殊设备，如投影仪，笔记本，移动式同声翻译系统，会场展示系统，多媒体系统，摄录设备等，租借时需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

      （3）会场布置费用――如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

      （4）其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与娱乐保健、媒介等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

4、餐饮费用
　　会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的。
　　(1)、早餐
　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算――而改为按预定人数收取费用）
　　(2)、中餐及午餐
　　中餐及午餐属于正餐，可以采取人数预算――自助餐形式，按桌预算――围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
　　(3)、酒水及服务费
　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
　　(4)、会场茶歇
　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种――西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、水果及点心为主。
　　(5)、联谊酒会/舞会
　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
　　 (6)、其他――点心、水果及调制色酒

5、视听设备
　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算
　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
　　●音源――主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目
　　通常可以选定节目后按场次计算――预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关――专场或包场除外。
7、杂费
　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。