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会务人员必读
发布时间:2017-06-26 18:50 来源:dede58.com 阅读:
会务人员必读
一、 会务秘书的基本素质
1、 讲普通话、口才好、形象气质佳、体态从容大方、有良好的心理素质。
2、 具有高中以上文化,会办公室Word操作,有一定的财务知识,收费准无误。
3、 熟悉本中心的接待业务和长、短线考察行程。
4、 有一定的应变能力,说话态度和蔼,不急躁,学会与不同层次的人交往。
5、 工作认真、细致、周到,学会统筹安排,忙而不乱,善始善终养成记备忘录的习惯。
6、 工作期间,不打私人电话,接私人手机要长话短说,尤其是在有学员和老师在场时,无重要事情不许聊天或发短信。
7、 拿不准的事情需要请示再做答复,不可擅自做主。
8、 会务人员必须做到不能怠慢学员,要做到微笑服务
9、 最好自己本职工作,每件事情亲自落实。
10、每个员工遵守下级服从上级的原则,如有不同意见直接提出,必要时要越级上报。
 
二、 会议前期准备工作
1、 与老师确认报到日期、人数。
2、 与老师确认收费标准、报到须知的内容形式、行程路线。
3、 与老师确认是否需要横幅,若要内容是什么。
4、 与老师确认水牌内容,并把内容告知酒店。
5、 是否需要文件袋、代表牌、投影仪等。
6、 准备好上会工具:计算器、收费明细表、报到登记表、住房分配表、用餐表、结算表、列车时刻表、航班时刻表、返程票预定表、发票、收据、订票费收据、红蓝水笔、“会务组、会议室”标志、铅笔、橡皮擦、尺子、胶水、双面胶、透明胶、小刀、剪刀、修正液、复写纸、橡皮筋、大头针、回旋针、空白A4纸、复印好A3纸的报到须知、行程路线、收费标准各两份、带有标识的早、中、晚餐卷等。
7、 确认接站牌内容、打好接站牌、安排火车站、机场的接站工作、告知接站人员应站在显目的位置接站,不得向代表透露任何有关会议的资料及一地旅游的价格。
8、 确认老师抵达的航班/车次,打好接站牌,准备接站。
9、 落实好酒店房间及联系人、餐厅及联系人、可事先让餐厅按标准制定出菜单。
10、 准备好老师房间,选择方向好的房间提前在房间摆放好水果或鲜花及名片(或附上写有自己的联系电话、办公室电话、会务组电话的纸条),提前开好空调或打开窗户通风。
11、 与酒店联系并做好配合,如老师资料的保密、旅游价格的保护,杜绝其它散客游及商务中心等不良干扰。
12、 与酒店总台协调好代表提前报到的接待工作、房价的保密工作及与会务组的配合工作,未经会务组通知,总台不可擅自进行任何服务,如:开具任何发票单据、退房、续房、调房等。
13、 与酒店前台协调,使用酒店的房卡押金单,如果可以,根据参会人数,拿一定数量的押金单,如不可以使用酒店的,与酒店协商使用本公司的临时收据以代替房卡押金单,客人退房去前台以收据换回押金。其余杂费自理。
 
三、 会议进行中的工作安排及流程
1、 提前一天开好会务组用房(尽量选择临近电梯的房间)在门前贴好“会务组”标识,如离电梯间较远,需做好指示标识,整理会务组,保持房间整洁,整理会议资料,学习资料,笔记本,笔,报到须知,发票反馈表等,一同装入资料袋。
2、 如会议在酒店大厅报到,需与酒店负责人联系好,摆好报到台,摆好以下几个桌签:报到处、收费处、返程票代订处等,可根据老师要求
3、 报到当天学员到达会务组,首先,填写报到登记表,然后,请学员阅读报到须知与收费标准,询问学员参加哪条考察线路,最后,根据每个学员的的不同考察线路,和用餐情况核算学院应交纳的费用,开临时收据,发放资料及餐卷、叮嘱学员注意上课时间及用餐时间和地点。并告知详细填写发票反馈表,于次日早晨交回会务组,次日晚上凭收据换去发票,如需酒店发票,请在反馈表上注明。
4、 安排房间尽量避免出现单间,每人交100元房卡押金(同一团队或家庭包房除外),并开具押金单或收据,告知客人退房时去前台直接以押金单换取现金,如出现单男或单女,适当调房。
5、 询问学员是否需要代办返程票,如需要交定金代办,询问好车次、时间,必要时跟踪询问、但要注意方式、语气要缓和、有礼貌
6、 当天收完款,及时清点,把现金存在银行或酒店前台的保险柜中,收据上的金额要和实际相符。
7、 办会老师和讲课老师提前到达,需提前为老师准备好房间,房间最好不和学员在同个楼层,房间提前准备好,通风,准备好水果、鲜花等
8、 学员全部报到后,统计好房间数量,和房间号,统一通知总机,安排叫醒。
9、 早餐的时候先叫醒讲课老师,邀请一同前往餐厅用早餐
10、学员正式上课前,应提前检查会议室的安排情况:
☆ 提前半个小时到会议室,查看会议室的布置是否按老师的要求,一般均为课桌式摆放,讲台桌面应放置话筒、桌签
☆ 安排服务员提前到达,开好空调,音响设施是否调试好,开水是否倒好
☆ 是否有白板、白板笔、笔擦、如果是用投影仪,是否有幕布、插坐是否够用
☆ 检查条幅是否挂好,多媒体投影仪或幻灯机是否调试好
☆ 带讲课老师到会议室,介绍讲课老师,老师自我介绍后开始上课
☆ 讲课时要经常巡视会场,注意观察老师及代表的需要,送水添茶
10、 会议期间应特别注意学员的用餐问题,每天确定用餐人数、提前和酒店确认,并且、若出现问题一定得及时处理和解决 ,不要让达标因为餐的问题有情绪
11、 报到当天应特别注意学员的用餐问题、如有超过用餐时间,应主动询问是否有代表需要用餐,正常开会以后,应根据与会学员的饮食情况订餐,每天提前查阅菜单,菜品尽量不重复
12、 根据学员的档次、学员所在地区分配餐桌,尽量把相同地方的人安排在一起,注意菜量和口味,可根绝大多数学员的饮食习惯适当调整菜单,如四川、湖南等地可安排一些辣的菜品,南方客人一般喜欢菜品中蔬菜多一些,
13、 如菜品中有海鲜、应提醒酒店每桌都要有陈醋和蒜瓣,以避免水土不服
14、 会务人员应在用餐前半小时提前到达餐厅进行协调、待代表用餐后,没有什么问题,自己再用餐
15、 代表正式上课后。要求代表准时用餐,过时不候不退,要求餐厅在用餐前十分钟把菜品上齐,待用餐时间一到,热菜上齐,米饭要先上好,以免学员因上菜慢而有意见。
16、 要注意照顾好讲课老师,饭前拨打房间电话提醒用餐、并一同前往餐厅,午休时间。老师午睡,要提前打电话叫醒。
17、 上会期间、会务人员要注意自己的言行举止,礼貌礼仪,切忌与代表及老师发生冲突、更不可吵架,不可带有个人情绪
18、 如果办会老师通知照集体照,需要提前打电话确定好照相时间,与摄影师联系好,要求摄影师提前到现场指导、提前通知代表照相事宜,提前和酒店协商好照相的位置、如果是酒店门前,要保安打好招呼,在照相的时间,酒店门前不应有影响照相站队的车辆、按人数提前摆好椅子照相时引领代表排好位置,讲课老师、会务老师及个领队一般做在前排的椅子,具体人员安排,可征求老师意见。
19、 每晚与酒店确认当日用餐人数及房间数,并有双方签字确认。
20、 每天早上随时注意是否有提前退房的学员,以便及时调房
21、 每天登记好现金的支出、以便与会务老师核对结清费用,不要露项
22、 在代表考察之前或办会老师规定的时间前,打好通讯录,学员换发票的同时、可发放通讯录、照片、如有礼品一并发放
23、 根据结算单做出帐单,让办会开始和会议经理双方确认。签字生效。
 
四、 会后考察的安排
1、 会议结束前,会务人员应通知旅游的学员、出发时间及注意事项、最好可根据学员的单位或地区安排好学员的用车,并把名单贴出来,以免有不满意车辆安排的学员,及时调换。
2、 登记好参加考察的学员名字及身份证号码,考察之前把具体的旅游人数及名单传真到公司,让公司安排好学员的旅游及办好意外险。
3、 学员出发前,会务人员要清点旅游人数,把考察人员的名单给导游一份,按人数发放帽子、矿泉水
4、 因大连是海滨城市,学员来大连一般都想游泳。一定提醒学员不要游泳、若学员不听劝阻、说明后果自负
5、 长线考察人数、火车票、船票情况及时报给公司
6、 最后一天市内考察时,要和导游协商好行李的存放及送站车辆的安排、在最后一餐用餐地点并车,按长线考察地点分别安排车辆送往火车站、码头
7、 学员长线考察发团之前,在大连最后一餐的时候要开说明会,告知学员考察中的注意事项,例如对于俄罗斯远东地区住宿条件等要如实告诉学员、做好解释工作,以免造成不必要的麻烦、还要在学员中选出领队,把发团单给领队,发放火车票、并预祝旅途愉快!
8、 和酒店结帐,如有延住的学员,统治酒店,并把房费按总房间数结好。
9、 会议及考察结束,及时到公司报帐。
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